[로이슈 진가영 기자] 매년 초는 상장사를 비롯한 많은 기업이 정기 주주총회를 개최하는 시기이다. 주주총회는 회사의 중요한 의사 결정을 내리는 자리로, 기업 경영의 방향성을 설정하는 데 핵심적인 역할을 한다. 이에 따라 주주총회의 적법성과 공정성을 확보하기 위한 공증 절차가 중요한 요소이다.

의사록 또는 회의록 공증은 주주총회나 이사회에서 이루어진 결의가 법적으로 유효하게 유지되도록 하는 역할을 한다. 특히 정관 변경, 이사 및 감사 선임, 배당금 결정 등 주요 사안이 다루어지는 만큼, 절차적 정당성을 확보하는 것이 필수적이다. 공증을 통해 회의록을 인증하면 위·변조의 가능성을 방지하고, 법적 분쟁 발생 시 증거로 활용할 수 있는 장점이 있다.

주주총회 공증 절차는 일반적으로 다음과 같은 과정을 따른다. 먼저, 주주총회가 개최되기 전에 공증 사무소에 사전 예약을 진행하고 필요한 서류를 준비한다. 공증인은 주주총회에 참석하여 진행 과정을 확인하고, 이후 작성된 의사록이 회의 진행 절차 및 결과와 일치하는지 검토한 후 공증을 완료한다.

법무법인 한미 김철기 대표변호사는 “공증을 통한 주주총회의 법적 안정성 확보는 기업과 주주 모두에게 긍정적인 영향을 미친다. 기업은 경영 투명성을 제고할 수 있고, 주주들은 의결권 행사 과정이 공정하게 이루어졌음을 신뢰할 수 있다. 따라서 기업들은 주주총회 준비 과정에서 공증 절차를 철저히 점검하고, 필요한 요건을 충족하는 것이 중요하다.”고 전했다.

진가영 로이슈(lawissue) 기자 news@lawissue.co.kr